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技术导航 | 构建实验室综合管理体系 提升实验室管理效率效益

   日期:2020-05-21     来源:宫兆合    浏览:1072    
核心提示:建立实验室综合管理体系是解决弊端的有效之道。
 

 

 

 

 

 

 

 

“构建实验室综合管理体系

    提升实验室管理效率效益”

 

MANAGEMENT

SYSTEM

2020-5-21

 

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优化管理体系极为必要

 

 

管理体系是一个组织为了实现特定目标,建立内部机构及组织制度和管理制度的总称。是在管理理论指导下,在总结经验教训的基础上,形成系统化规范化的管理工具和管理手段。

目前国内外流行的各类管理体系,主要涉及质量管理、环境管理、职业健康安全管理、测量管理、知识产权管理、资产管理、创新管理、业务连续性管理等,与管理体系相关的现行国家标准达90余项。实验室为满足相关法律、法规以及业务需要,需建立多个管理体系。但各体系单独建立、独立运行,存在管理体系繁琐、资源浪费、互相扯皮的严重问题。比如开展质量体系内审和环境管理体系内审,需要分别制定工作计划,分别组织实施。开展管理体系评审也分别进行。通过建立综合管理体系,可以使实验室的每个人员明白自己应该干什么、怎么干,充分发挥资源效能。

 

 

 

 

 

Optimize management system

 

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优化管理体系的原则

 

 

 

Principle

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2.1

明确目标

实验室管理者应根据自身任务、使命以及能力特点,规划愿景,明确业务范围,明确实现的目标,明确需要的资质。根据法律法规及业务资质要求,明确需要建立的管理体系。如为社会提供公正数据的实验室必须建立质量管理体系,为石化企业进行检验检测的实验室必须建立职业健康安全管理体系,有些行业或单位还要求建立资产管理体系。综合管理体系是将实验室要实现的多个任务目标综合化、一体化,以实验室为整体,将所有资源和活动按照过程方法重新整合成一体的管理体系模式。

2

2.2

完整规范

每种管理体系都具有自己的规范性文件,规定了管理需要的要素、流程及相互关系,如按照GB/T 19001-2016《质量管理体系》要求建立质量管理体系,按照GB/T 24001-2016《环境管理体系 要求及使用指南》建立环境管理体系。实验室建立的综合管理体系必须满足每一个管理体系标准要求,覆盖所有要素,内容规范。应覆盖实验室管理各个方面,做到“横向到边、纵向到底”,用一套制度支持全方位管理,既能满足多个体系标准要求,又能促进各项管理职能有机融合。

 

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2.3

系统高效

建立综合管理体系的目的是优化管理要素和流程,充分发挥各类资源的效率和效益。综合管理体系不是各体系文件的简单相加,应充分识别实验室应用的法律法规、技术性标准及其他要求,分析不同体系标准特定要素,确定所有管理过程和相互关系,通过整合、提炼、丰富扩展,形成以过程为基础的整体性管理体系。

 

GOOD LESSON

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2.4

简便实用

 

实验室内部组织机构应精简,职能明确,横向关系规范。文件撰写简单干练,文字符合实验室文化和行为习惯,不能晦涩难懂。各项工作程序应当在实验室日常流程的基础上形成,便于学习宣贯,易于操作使用。例如检验检测机构认可,可按A类质量管理体系要求建立质量体系,简单易行。

 

 

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优化管理体系方法步骤

 

 

 

Method steps

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3.1

组织策划准备

实验室领导层根据实验室战略愿景、任务使命,确定实验室要建立的体系种类。选择理论水平高、有实际工作经验的专家组成实验室管理体系编写小组。收集相关法规、标准有效版本文件,组织学习和研讨。现场勘查实验室环境、工艺布局和工作流程,与实验室工作人员交流。掌握实验室各项工作内容、主要影响因素、关键流程、相关风险和应对措施。

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3.2

构建体系框架

依据GB/T 19001-2016《质量管理体系》要求为基准,建立管理体系框架。编制实验室管理手册内容,列出程序文件、管理制度、作业指导书、记录文件清单。

编制管理手册。包括实验室内部组织机构及各质量管理分工,实验室愿景、方针、目标,各质量要素之间的关系描述,人员岗位职责及描述。

列出各类文件清单。如文件管理程序、管理评审程序、人员管理程序、设备管理程序等20余个管理程序。内务管理制度、环境管理制度、原材料采购管理制度等管理制度。实验室各实验的具体作业文件,如金属材料拉伸性能测试作业指导书、锅炉水质分析作业指导书。记录表格,包括质量管理记录表格、技术记录表格、行政管理工作记录。

 

NEXT

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3.3

梳理体系内容

根据其他管理体系依据的法规、制度、标准,制定各管理体系的方针、目标,列出管理手册主要要素及相互关系,列出各体系需要编写的程序文件、管理制度、作业指导书及记录表格目录。如职业健康安全管理体系要求的危险源辨识程序、安全教育培训程序、记录控制程序、环境保护程序等。

3

3.4

体系构建整合

体系文件整合。将其他各体系管理要素合并到质量管理体系文件中,如,将安全管理体系的目标(无人员伤亡、无环境污染)追加在质量管理体系目标中。又如,将职业健康安全的管理手册的要素及关系说明与质量体系文件合并,将安全管理体系的程序文件、管理制度、作业指导书纳入质量管理体系相应文件框架。将内容相同的要素、程序、管理制度合并优化,如将质量体系的《人员管理程序》与职业健康安全管理体系要求的《安全教育培训程序》合并为一个程序文件。组织编写综合管理体系初稿。

文件符合检查。将每一个体系要求的要素对照综合管理体系初稿,逐一校对并标注,确保每个要素的要求在体系文件中得到体现并符合。然后组织专家对体系初稿研究,提出意见和建议。编写组再次修改,删除无用、重复内容,增加缺项内容,进一步润色文字。

 

 

 

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3.5

试行完善提高

综合管理体系编写完成后,经过审核、批准、发布,向实验室全体人员宣贯,开展试运行。经过全体人员的参与和具体应用,不断补阙拾遗,逐步修改完善,持续改进提升。

综合管理体系是实验室完成任务使命,实现各项任务目标的制度体系,是各项工作的依据,是规范行为的准绳。必需做到全员参与,狠抓落实,真学真用,做到真正管用。不断利用新理论新技术完善提升,确保实验室安全、高质、可持续发展

 

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作者 | WRITER 

故事| STORY

宫兆合,博士,材料科学与工程专业博士后、信息科学与工程专业博士后;参与56个实验室具体建设工作;获军队科技进步二等奖2项、军队科技进步三等奖1项,获部级科技进步二等奖2项,三等奖4项,6次获得原质检总局论文比赛奖项,出版专著1部,发表论文40余篇。

 

 
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