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技术导航丨提高实验室管理体系运行有效性探讨

   日期:2021-11-19     浏览:791    
核心提示:实验室的管理体系并不等同于质量管理体系,它涵盖了质量管理、技术管理、行政管理,其中技术管理是主线,质量管理是保障,行政管理是支撑。
 

小代君说

​引言

实验室的管理体系并不等同于质量管理体系,它涵盖了质量管理、技术管理、行政管理,其中技术管理是主线,质量管理是保障,行政管理是支撑。质量管理是指与实验室检测工作质量有关的活动,它包括质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等环节。技术管理是指实验室从业务受理到出具报告全流程管理。行政管理是指实验室的法律地位的维持、人力资源、财务支持和后勤保障等。

 

实验室管理体系的运行是围绕质量方针和质量目标,依靠制定和落实“八大计划”,即“仪器设备检定(溯源)计划、人员培训计划、内部审核计划、管理评审计划、质量控制计划、期间核查计划、质量监督计划、能力验证计划”为主线的技术运作来实现的,其中内审和管理评审是实验室管理体系自我完善、自我评价和自我改进的内部评价机制,是实验室寻求认证认可和对外开展检测业务的必要条件。实验室在技术运作中要同时发挥质量管理和行政管理的作用,运用行政、经济手段来提高运行效率,推动各项检测工作,持续改进管理体系的适宜性、充分性,有力保证管理体系的有效运行。


管理体系运行有效性的含义及其表现特征

2.1 含义

首先,实验室要根据评审准则要求和自身实际情况,建立一个与其工作内容、工作量相适应的文件化管理体系,为体系平稳、有效运行提供必要条件。同时还要根据认证认可最新要求和内、外部情况变化,做到及时修订或换版,保持其适宜性和有效性。

 

管理体系的运行是指实验室的全体员工,依据管理体系文件要求,为实现质量方针和质量目标,在各项检测工作中按照文件要求进行操作,并保持管理体系持续有效运行的过程。运行的有效性是指管理体系的建立和运行达到预期的程度。

 

2.2 管理体系有效性具体体现

管理体系运行是一个增值的过程,其有效性主要体现在以下几个方面:

(1)最高管理者高度重视质量管理工作,各项检测活动均按体系文件规定执行。

(2)质量方针得到全面贯彻落实,质量目标完成并且不断提高。

(3)有可靠的自我完善机制。通过内审、管理评审、纠正/预防措施,持续改进体系。

(4)检验质量得到客户的信任,客户满意度较高,并有较强的新项目开拓能力。

​存在的主要问题

3.1 管理体系定位出现偏差

主要体现在:一是最高管理者普遍缺乏管理体系知识,对这方面工作不重视,指导思想出偏差,往往急功近利,重创收、轻质量,使得质量管理人员处于一种比较尴尬的位置,他们的主观能动性往往得不到有效发挥。最高管理者的态度和行为会直接影响机构的所有人员,这个问题必须引起足够的重视。二是存在两张皮现象,写归写,做归做,把管理体系文件当摆设,违背了建立管理体系的初衷。三是质量目标的设立不科学、不严谨,依据不充分,缺少相应认证。四是质量目标考核不认真,结论不准确,没有起到应有的作用。

3.2 全员参与度低

许多实验室只有少数人员比较熟悉管理体系,存在体系宣贯不力,全体人员没有深刻理解和有效执行。职责分工规定不明确,运行中信息交流不够,部门间工作相互推诿现象时有发生。

3.3 内审和管理评审流于形式

实验室内审和管理评审基本上都在做,但效果普遍不理想。实际运行中存在的问题不少,有的机构仅仅是做个形式、走个过场而已,内审找几个不合格项就完事,并且找简单易于整改的。管理评审输入不充分,特别是一些需要数据佐证的材料比较少,如质量目标完成情况的考核显得不充分的就比较多。

3.4 持续改进没有真正形成机制

缺乏持续改进的观念,未形成系统性的持续改进措施及机制。有的实验室持续改进的机制形同虚设,只凭借外部评审推一推、动一动,缺乏内在动力。

3.5 缺少有效质量激励机制

实验室普遍存在重数量、轻质量的现象。新项目的开发、检测业务开拓比较快,但管理往往不能同步跟上,质量控制力度不够,也没有一套完善的检测质量控制和激励制度,体系的有效性得不到充分保证。

​提高管理体系运行有效性的对策

4.1 加强对最高管理者的引导教育

上级主管部门要加强对实验室最高管理者的引导教育,除了对检验业务收入外,对实验室管理体系要求也有更高更具体的要求,如最高管理者每年参加一定课时培训,须取得内审员证,外审时增加对最高管理者书面考核的要求,对机构实行分类分级管理等。管理层要更新理念,真正做到表率引领作用。

4.2 加大体系培训力度

加强体系的宣贯和其他相关业务知识的培训力度,树立员工的参与意识,要求机构的每个人员都不能游离体系之外,创造一个良好的体系运行环境。实施质量管理体系需要全员参与,下道工序就是用户,是全面质量管理的一个思想根基,要让“全员参与”的原则得到深刻理解和有效执行。通过每个工序的有效控制,才能保证检测报告的质量。

4.3 提升审核质量

影响审核质量的因素很多,主要有内审员的能力、责任感、审核活动策划和实施。内审员的能力固然很重要,但我认为责任感更重要,有了责任感,能力提升不是个问题。内部审核是一项长期的工作,除了质量负责人亲自抓以外,还要确定归口的职能部门。重点抓住以下几点:

 

(1)做好审核关键领导重视。最高管理者要充分认识到内部审核和管理评审的重要作用,在具体操作中要和单位的年度工作计划、总结,单位发展规划的制定等工作结合起来,把这两项工作真正落到实处。

 

(2)因内审员审核经验或队伍力量不足时,机构可外请评审专家担任审核组长一起参加内审,参加同行业间的交叉审核,这样既可避免过不了人情关而使审核流于形式,又可相互学习,取长补短。

 

(3)重视内审员队伍建设。内审员除参加上级组织培训外,还要让他们多参加外部的学习交流,争取通过外审员资格考核。年末对全体内审员进行一次考核,内容包括责任感、审核能力、专业技能。

 

(4)最高管理者一定要亲自组织管理评审活动,结合年度考核工作,在肯定成绩的同时更要重视发现存在的问题,重点要对管理体系有效性和现有资源满足情况作出客观评估。做到输入充分、输出具体要求明确,并对后续整改实施效果进行跟踪。

4.4 坚持管理体系的持续改进

持续改进是实验室通过质量目标设立,通过内审、纠正和预防措施、管理评审、客户满意度调查以及外部的评审考核等一系列环节来推动和实现的。持续改进就是“增强满足要求的能力的循环活动”,是机构的永恒目标,管理者不能放过任何改进的机会,要不断提高发现问题和解决问题的能力,要从制度创新、方法创新上下功夫,如引入标准ISO9004《质量管理体系业绩改进指南》、六西格玛管理法,将各种改进方法、工具融入到日常检验工作当中去。对管理体系改进有贡献的人员要进行奖励。

4.5 加强检测过程的质量控制

管理体系运行的有效性与机构的质量意识密不可分,没有质量就谈不上效益,要树立“质量第一”的正确理念。深刻理解质量、服务、顾客和单位之间相互依存关系。我们常说,在你这里差错率是百分之几,对客户而言就是百分之百了,讲严重点有时客户的命运就掌握在你的手里,所以检验质量来不得半点马虎。因为检验误差始终存在,如何减少检验误差是检测工作一项重要内容,例如:桑蚕干茧现市场价为12.7万元每吨(标准级),如检测中毛茧出丝率出现-1%的误差,就会客户带来3969元/吨的损失。重视质量不能只停留在口头上,一方面要以管理体系文件为指导,加大质量教育培训力度,构建实验室质量文化,逐步形成以质量为生命的自觉意识。二是实行质量“一票否决制”,充分运用质量控制的一切手段,如质量监督、能力验证、内部各种比对、对保留样品重复检测、标准物质和仪器设备的期间核查等对检测质量加以控制,再用数据分析、统计技术、控制图、可靠性管理分析验证控制效果。三是发扬大国工匠精神,不断提高检测技能。经常组织内部技术练兵、比武活动,统一标准。同时要积极开展同行间的交流和比对。

4.6 强化激励措施

任何一个单位,绩效分配始终是领导和员工关注的焦点,将管理体系运行与绩效分配全方位挂钩,是正确引导、激励员工开展各项工作行之有效的方法。

 

4.6.1 确立合理的质量目标

质量方针和质量目标是实验室管理体系非常重要的内容。质量方针是通过质量目标实现来体现它的。质量目标的内容包括产品、过程、顾客满意三个方面的目标:

 

(1)目标是组织追求的目的,努力的方向。缺乏目标或目标不合理,这样的机构往往没有动力,缺少激情,甚至迷失方向。设定合理的目标,能激励员工斗志,创造更佳业绩。

 

(2)把握好质量目标制定的原则:应具有合理性、适宜性和可测量性的特点。所谓合理性是目标的设立有助于改进组织机构的质量管理;所谓适宜性是目标与实际情况相适应,质量目标虽然没有一个统一标准,但不能太保守,要有一定的挑战性,而且还比较经济;所谓可测量性是目标必须是看得见、摸得着,是能定量考核的。

 

4.6.2 质量目标的管理要求

(1)定期检查完成情况,进行动态管理。

 

(2)各部门做好日常质量检查,最高管理者通过部门日常工作报表掌握质量动态和目标实施情况。

 

(3)在内部审核时对质量目标符合性和实施情况进行审核。

 

(4)管理评审对质量目标的适宜性、充分性和有效性进行评审,必要时修订质量目标,保证管理体系的持续改进。

 

4.6.3 建立检验质量内部考核评价制度

4.6.3. 1 考核评价制度设立原则

(1)必须制定配套的质量目标考核程序和方法并认真实施,否则质量目标对质量管理工作的调控作用就名存实亡。

 

(2)引入目标管理,将质量目标的考核和绩效考核结合起来进行,将质量目标的完成情况与个人、部门的绩效分配直接挂钩,使质量目标的制定和考核真正落到实处。

 

(3)一个好制度,要得到全面认真的履行,离不开强有力的监督约束机制。同样,要让一个好管理体系得到充分有效运行,除了体系自身的评价机制,还必须借助外力推动,除了外部评审考核外,内部建立激励机制不可少,还必须辅以相应的行政、经济手段。

 

4.6.3. 2 考核评价制度的具体内容

(1)首先最高管理者提高对检测质量重视程度,纠正目前普遍存在重创收、轻质量的状况,要注重单位的长远发展,质量和数量两者不可偏废。

 

(2)同机构的绩效管理机制有机地结合起来。质量目标分解到部门直至个人,绩效方案中要突出质量指标的比重,做到奖罚分明,充分调动员工的积极性,提高检测报告质量,预防减少检验质量事故的发生。

 

(3)有条件的可对员工实行星级管理,绩效方案中设立岗位津贴,对持证人员进行补贴,鼓励一专多能,对岗位能手,项目开发、科技攻关取得突出成绩的给予奖励,营造积极钻研业务的良好氛围。

 

(4)结合绩效分配方案,制定检验质量考核方案。内容包括外部评审考核、能力验证、客户投诉、内部质控、质量监督、内部审核、管理评审、内部复验的结果、人员操作、记录、内务管理的规范性;坚持绿色发展理念,将机物料消耗、能耗、用水、三废处理等也纳入考核指标。检查考核由三个层次实施,部门完成本部门的日常检查考核,质量综合管理部门负责定期检查各部门的质量情况,单位成立质量考核小组抽查各部门检验质量。方案要尽量细化检查项目,确保检查频数,报告质量应作为重点检查项目,明确抽查比例。

结语

抓管理体系的运行,根本目的是为了检测质量。影响管理体系有效运行因素很多,寻找关键因素,不断发现运行中新问题,积极采取相应对策,是保证实验室管理体系持续有效运行的必经之路,而内部质量考核评价机制与管理体系运行有机结合起来,是引导全体检验员工树立正确质量理念非常有效的手段,以此推动实验室管理体系建设,提升技术能力和管理水平,确保为客户提供准确可靠的检测报告。

 

 

 
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